Changer de logiciel sans repartir de zéro

Ce qui se reprend

• Vos contacts. « Importer des contacts » lit un fichier CSV, TSV ou vCard, ou des cellules copiées depuis un tableur. L’application reconnaît les colonnes (nom, e-mail, téléphone, adresse) et vous laisse les corriger, puis montre un aperçu : les nouveaux contacts d’un côté, les doublons de l’autre. Rien n’est écrit avant votre confirmation.
• Le carnet de votre téléphone, depuis l’application mobile. Vous cochez les personnes à reprendre et leur rôle (client, fournisseur ou autre). Seuls le nom, la société, le téléphone, l’e-mail et l’adresse des contacts cochés partent ; les autres ne quittent pas le téléphone.
• Votre grille de prix. « Importer des prestations » lit la désignation, l’unité, le prix HT et le taux de TVA depuis un fichier ou des cellules collées. Si ce sont des prix d’achat, vous indiquez la marge à ajouter. L’aperçu distingue ce qui sera ajouté de ce qui existe déjà. Le catalogue accueille jusqu’à 1 000 prestations.
• Vos boîtes mail. Gmail, Outlook ou toute autre messagerie en IMAP (Orange, Free, SFR, La Poste et OVH sont préréglés) se connectent sans changer d’adresse.
• Les lignes d’un devis en cours. Sur ordinateur, vous pouvez coller des lignes copiées d’un tableur dans l’éditeur de devis : un aperçu montre ce qui a été lu et ce qui a été écarté, avec la raison.
• Vos devis, factures, avoirs et paiements reçus, avec leur numéro d’origine, par l’import en masse : un registre CSV exporté de l’ancien outil, des PDF ou des factures électroniques XML. Il se fait sur ordinateur, il est réservé au propriétaire et aux administrateurs, il est inclus à partir de l’offre Solo et pas dans l’essai gratuit. Vous relisez tout avant de valider, et rien n’est enregistré avant ce geste.

Ce qui ne se reprend pas, ou pas tel quel

• Les pièces que l’import ne sait pas lire sûrement : un avoir partiel, un ticket de caisse, un bon de livraison, une facture émise par une autre entreprise, une devise autre que l’euro, un taux de TVA hors 0 %, 5,5 %, 10 % et 20 %. Elles sont marquées « À corriger », avec la raison ; votre document d’origine reste la référence.
• Le suivi des acomptes, des situations et des retenues de garantie. Ces factures sont reprises comme de simples factures, telles qu’elles ont été lues.
• Vos dépenses, vos fournisseurs et vos dossiers, que cet import ne reprend pas.
• Le droit de renvoyer ou de relancer une pièce reprise depuis Claudiassist. L’original fait foi : Claudiassist ne génère aucune facture électronique, aucun nouveau PDF et n’envoie rien pour une pièce reprise ; si vous devez la renvoyer, vous envoyez vous-même le fichier d’origine.

Comment organiser la bascule

1. Exportez depuis l’ancien logiciel : contacts, grille de prix en tableur ou CSV, et le PDF de chaque document émis.
2. Créez l’espace de votre entreprise et complétez son profil. Tant qu’une mention obligatoire manque, l’application vous indique laquelle et n’émet pas.
3. Importez vos contacts et vos prestations, en relisant chaque aperçu avant de confirmer.
4. Reprenez vos documents (offre Pro, sur ordinateur) : déposez votre registre et vos PDF, relisez, validez, puis passez à Claudiassist en choisissant votre date de début et vos derniers numéros. Claudiassist n’émet aucune facture avant ce passage.
5. Connectez vos boîtes mail, pour que vos messages et vos devis partent de votre adresse habituelle.
6. Réglez l’apparence de vos documents (logo, modèle, conditions de vente) et téléchargez l’aperçu avant d’émettre.
7. Émettez votre premier devis, une fois l’import validé.

La date de début : ce qui est archivé

Quand vous passez à Claudiassist, vous choisissez votre date de début : de préférence le premier jour d’une période que vous n’avez pas encore déclarée dans l’ancien logiciel (TVA ou cotisations), mais toute date passée reste possible, avec un simple avertissement si elle coupe une période de déclaration. Les factures et paiements importés d’avant cette date sont archivés : conservés et consultables, mais hors dossier annuel, déclarations de TVA, relances et rapprochement bancaire, puisqu’ils figurent déjà dans la comptabilité de l’ancien logiciel ; ceux à partir de cette date comptent. Si vous changez en cours d’année, indiquez le chiffre d’affaires déjà encaissé dans l’ancien logiciel depuis le 1er janvier : vos seuils (micro-entreprise, franchise de TVA) en tiennent compte. Cette date est définitive : en cas de doute, demandez son avis à votre expert-comptable.

La numérotation de vos documents

Claudiassist numérote lui-même vos devis, vos factures et vos avoirs, année par année, sans trou ni doublon (par exemple FACT-2026-0042). Quand vous reprenez vos documents, vous indiquez le dernier numéro de chaque série de l’année en cours dans l’ancien logiciel : la numérotation de Claudiassist prend la suite. N’émettez aucune facture dans Claudiassist avant d’avoir validé l’import : sa numérotation ne reprendrait qu’après. Sans reprise des documents, la numérotation ne se règle pas : si vous changez en cours d’année, vos factures de l’année formeront deux séries, chacune continue. Basculer au 1er janvier évite la question ; sinon, demandez son avis à votre expert-comptable.

Et la facture électronique ?

Si vous recevez déjà vos factures sur une plateforme agréée, vous pouvez la garder et la déclarer dans les paramètres. Si votre entreprise est inscrite ailleurs et que vous voulez rejoindre la plateforme de Claudiassist, vous saisissez le code de migration que votre ancienne plateforme vous remet. Détails : facturation électronique.