Un assistant administratif IA qui prépare, pendant que vous travaillez

Une journée d’indépendant avec l’assistant

1. Le matin, vous demandez « Qu’est-ce que j’ai aujourd’hui ? » : il répond depuis vos propres données (rendez-vous, messages à traiter, devis en attente).
2. La messagerie est triée : chaque conversation est classée par type et par priorité, l’urgent remonte, le personnel est mis de côté. Un brouillon de réponse vous attend quand un message en appelle un.
3. Un prospect demande un chiffrage : vous décrivez la prestation, à l’écrit ou à la voix sur mobile, et l’assistant prépare le devis à partir de votre catalogue.
4. Entre deux rendez-vous, vous retrouvez une information : l’état d’un devis, la fiche d’un dossier, les messages d’un contact.
5. Une dépense à noter : décrite à l’écrit ou à la voix (offre Solo), elle préremplit le libellé, la catégorie, le montant et la date, avec ce que vous avez dit seulement.
6. En fin d’année, le dossier comptable s’est assemblé au fil de l’eau, prêt à être validé par votre expert-comptable.

Les garde-fous

• L’IA prépare, vous validez. Un brouillon ne part que lorsque vous cliquez sur « Valider et envoyer ». Un devis ou une facture ne part que lorsque vous le demandez, après relecture du destinataire.
• Par la voix, un « oui » exécute les gestes courants ; pour un envoi à un client ou un encaissement, il faut dire « valider ».
• Elle ne devine jamais un prix. Les montants viennent de ce que vous dites, de votre catalogue ou de vos devis passés ; le reste est à chiffrer par vous.
• Le micro n’écoute que quand vous l’activez, et l’audio de vos demandes n’est pas conservé.
• Seules exceptions : les relances de devis et de factures impayées que vous avez activées vous-même.

Ce que l’IA lit de vos données

Pour trier, l’expéditeur, l’objet et le début de chaque message reçu sont transmis à un modèle d’intelligence artificielle. Pour les messages professionnels, des extraits servent à préparer brouillons et résumés, et les documents joints, comme les factures de fournisseurs, peuvent être lus pour en extraire les montants. Un message classé personnel n’est plus transmis. L’IA ne reçoit que ce dont elle a besoin et ne s’en sert pas pour s’entraîner : voyez sécurité et hébergement.

Ce que l’assistant ne fait pas

• Il n’écrit pas à vos clients sans vous, et ne signe rien à votre place.
• Il ne tient pas votre comptabilité : il prépare un dossier, ni bilan ni liasse, et ne dépose aucune déclaration.
• Il ne lit pas vos SMS, et le tri porte sur vos e-mails, relevés régulièrement plutôt qu’en temps réel.
• Il n’invente pas de fonction : s’il ne sait pas faire, il le dit.
• Il n’est pas illimité : chaque offre porte des crédits d’IA mensuels. Une fois épuisés, les actions d’IA sont refusées jusqu’au mois suivant, sans facturation de dépassement.

Dans quelle offre

Le tri de la messagerie et les brouillons sont inclus dès l’offre Essentiel. L’assistant qui répond, prépare des actions et se pilote à la voix commence à l’offre Solo ; il est aussi inclus dans l’essai gratuit, sans carte bancaire. Pour fixer votre tarif avant de chiffrer, l’outil de calcul du TJM calcule votre tarif journalier.