Facturer à plusieurs, du premier devis à l’encaissement

Le circuit d’une facture, étape par étape

1. Devis : préparé depuis votre catalogue de prestations, émis seulement quand les mentions exigées sont complètes, accepté en ligne par votre client.
2. Acompte : à l’acceptation, un brouillon de facture d’acompte peut être préparé pour vous, si vous l’avez autorisé. Il vous reste à le vérifier et à l’émettre.
3. Facture finale : elle déduit les acomptes déjà facturés et reçoit son numéro légal, continu et sans trou, au moment de l’émission.
4. Relance d’un impayé : un rappel amiable d’abord, une relance ferme ensuite. La mise en demeure est préparée, jamais envoyée seule.
5. Encaissement : vous enregistrez le règlement reçu. Claudiassist ne propose pas de paiement en ligne à votre client et ne manipule jamais de fonds.

Chaque relance est inscrite au journal de la facture, et deux relances d’une même facture ne se suivent pas à quelques heures d’intervalle. Les relances automatiques existent à partir de l’offre Essentiel, mais elles ne partent qu’après votre activation, depuis votre propre boîte mail, avec un texte fixe que vous connaissez d’avance. Pour les règles et les montants qui encadrent un retard de paiement, voyez l’article sur les délais de paiement entre professionnels et l’outil de calcul des pénalités de retard.

Facturation électronique et e-reporting

La réception des factures électroniques est obligatoire depuis le 1er septembre 2026 ; l’émission et l’e-reporting s’imposent aux TPE au 1er septembre 2027, selon impots.gouv.fr. Entre entreprises françaises, les factures passent par une plateforme agréée. Claudiassist est raccordé à B2Brouter, plateforme agréée, et y raccorde votre entreprise depuis votre profil, à partir de l’offre Essentiel.

• Les factures de vos fournisseurs arrivent dans l’application, montants lus : vous les approuvez ou les refusez avec un motif.
• Vos factures à des clients professionnels partent au format Factur-X, et vous suivez leur statut.
• Les ventes à des particuliers qui doivent être déclarées partent en e-reporting, agrégées, sans le nom de vos clients.
• L’e-reporting des ventes à des clients professionnels établis hors de France n’est pas encore pris en charge.

Le principe de l’e-reporting est expliqué dans l’article e-reporting : TPE et indépendants.

Une comptabilité préparée pour votre expert-comptable

Vos dépenses (saisies, dictées ou préparées par l’IA depuis une facture fournisseur, en brouillon à confirmer par défaut) et vos encaissements constituent le dossier de l’année. Vous l’exportez en PDF ou en CSV, ou vous l’envoyez à votre expert-comptable depuis votre boîte mail connectée. Le rapprochement bancaire confronte vos relevés à vos livres et liste les écarts ; les relevés ne sont jamais conservés.

À plusieurs sur le même espace

Quatre rôles existent : propriétaire, administrateur, bureau et intervenant. Le bureau suit les factures fournisseurs et les déclarations ; l’intervenant ne planifie que pour lui-même. Le propriétaire et les administrateurs invitent les collaborateurs par e-mail ; une invitation en attente occupe une place.