À retenir
Aucun texte consulté ne définit la facture de situation : c’est une facture d’acompte sur travaux, émise à intervalles réguliers d’après l’avancement. Elle reste une facture, avec toutes les mentions habituelles, une numérotation continue et la TVA applicable. Le calendrier de paiement doit être écrit dans le devis ou le contrat.
À quoi sert une facture de situation
Pour des travaux longs, attendre la fin du chantier pour être payé vous fait avancer la trésorerie. La facture de situation répartit le paiement : à chaque étape, vous constatez ce qui est réalisé et vous facturez la différence avec la situation précédente. Service-public.fr recommande de prévoir le calendrier des paiements dans le contrat de travaux, c’est donc là qu’il faut annoncer ce mode de facturation, avec la périodicité (mensuelle, par étapes).
Une situation est en pratique un acompte sur le prix définitif. Les règles de l’acompte s’y appliquent : voir acompte ou arrhes, notamment l’interdiction de payer pendant les sept jours qui suivent un contrat signé hors établissement.
Situation cumulative : le calcul
On raisonne en cumulé. À chaque situation, on relève l’avancement atteint depuis le début du chantier, pas seulement depuis la dernière situation. On calcule les travaux réalisés au total, on retranche ce qui a déjà été facturé, et la différence est la situation du moment.
Exemple fictif : un marché de 20 000,00 € HT, TVA à 10 %, retenue de garantie de 5 % du TTC de chaque situation, sans acompte.
Au total, 22 000 € TTC ont été facturés, 20 900 € ont été payés, et 1 100 € restent dus par le client au titre de la retenue de garantie. Celle-ci reste une créance : voir la retenue de garantie.
Que faire des acomptes déjà versés
Un acompte encaissé a donné lieu à une facture d’acompte, et la TVA est exigible à l’encaissement pour une prestation de services, acomptes compris (service-public.fr), sauf option pour la TVA d’après les débits. Il faut ensuite le déduire des situations pour que le client ne paie pas deux fois, en faisant apparaître la TVA déjà facturée. Deux méthodes se rencontrent :
- déduire l’acompte au prorata de l’avancement, situation après situation ;
- l’imputer en priorité sur les premières situations, jusqu’à épuisement.
Aucun texte consulté ne choisit à votre place : décidez-le et écrivez-le sur le devis. Pour des travaux qui mêlent fournitures et prestations, nous n’avons pas pu confirmer la règle d’exigibilité de la TVA : demandez-la à votre expert-comptable.
La retenue de garantie sur la situation
Si le marché prévoit une retenue de garantie, elle se retranche de chaque situation. La loi du 16 juillet 1971 la plafonne à 5 % pour les marchés de travaux privés et la rattache aux acomptes. Le BOFiP la compte dans la base d’imposition : la facture porte le montant complet, puis le net à payer. Le moment où la TVA correspondante est exigible n’a pas été vérifié : à voir avec votre expert-comptable.
Les mentions d’une facture de situation
Une facture de situation est une facture : elle porte toutes les mentions obligatoires d’une facture, dont un numéro unique dans une séquence chronologique et continue, la date de la prestation, l’identité des deux parties, le détail et les totaux HT et TTC avec les taux de TVA, la date de paiement et les conditions de règlement. S’y ajoutent les mentions propres à votre situation (franchise en base, autoliquidation, assurance).
Rien dans les textes consultés ne liste les mentions propres à la situation. L’usage est d’y faire figurer :
- le numéro de la situation et la référence du devis ou du marché, avec ses avenants ;
- la date à laquelle l’avancement est arrêté ;
- pour chaque ligne : le montant du marché, l’avancement cumulé, le montant déjà facturé et ce que la situation facture ;
- les acomptes déduits, avec la TVA déjà facturée ;
- la retenue de garantie, s’il y en a une, et le net à payer.
Terminer : dernière situation ou facture finale
Deux façons de clore. Soit la dernière situation porte tout à 100 % et solde le marché, soit vous émettez une facture finale qui rappelle ce qui a été facturé et déduit le tout. Dans les deux cas, le total facturé doit être égal au prix convenu, avenants compris. Un travail en plus se fait par avenant ou nouveau devis signé, avant de l’exécuter.
Une facture émise ne se modifie pas : une erreur constatée se corrige par une facture rectificative (avant paiement) ou par un avoir (après paiement), comme le rappelle service-public.fr. Si le projet s’arrête avant 100 %, écrivez la raison sur la dernière facture et faites constater l’arrêt par le client. La suite de la procédure du devis à la facture s’applique de la même façon.
Et dans Claudiassist ?
Sur un devis accepté, « Facturer une situation » ouvre un écran où vous saisissez, ligne par ligne, l’avancement cumulé atteint (en pourcentage, en quantité ou en montant). L’application calcule la différence avec la situation précédente, la TVA, les acomptes déduits, la retenue de garantie et le net à payer. La situation naît en brouillon, se corrige tant qu’elle n’est pas émise et reçoit son numéro à l’émission. La retenue (de 0 à 5 %) et le mode de déduction des acomptes se règlent dans le devis. La retenue se libère à la main : l’application ne gère ni caution bancaire de substitution ni consignation. Voir le tutoriel et le logiciel de devis et factures.