Un métier qui suit les saisons
À l’automne, tous les appels pour l’entretien arrivent en même temps. En hiver, ce sont les pannes, souvent le soir, souvent chez quelqu’un qui n’a plus d’eau chaude. Au printemps et en été, vous chiffrez des remplacements de chaudière et des pompes à chaleur, avec un devis où chaque ligne dépend du modèle que le client choisit.
Le temps administratif se perd en trois points : retrouver l’attestation de l’an dernier, savoir qui a été entretenu et quand, et reprendre à la main le devis de remplacement quand le client change de marque. Chez un particulier, le dépannage et l’entretien de chauffage figurent à l’annexe de l’arrêté du 24 janvier 2017, qui impose un devis préalable ; le guide des mentions obligatoires en donne le détail.
L’entretien annuel : ce que prévoient les textes
Selon la fiche de service-public.fr, l’entretien annuel vise les chaudières au fioul, au gaz, au bois, au charbon ou multicombustibles dont la puissance est comprise entre 4 et 400 kW. Il se fait chaque année civile ; pour une chaudière neuve, le premier entretien a lieu au plus tard l’année civile suivante. Dans un logement individuel, c’est l’occupant qui le commande, sauf clause contraire du bail ; pour une chaudière collective, le propriétaire de l’immeuble ou le syndicat des copropriétaires.
La visite comprend la vérification de la chaudière et de la distribution, le nettoyage et le réglage si nécessaire, l’évaluation du rendement et des émissions de monoxyde de carbone, et des conseils sur l’usage et le remplacement. Le professionnel doit être qualifié. Il remet une attestation d’entretien dans les 15 jours suivant la visite, que le client conserve au moins deux ans.
Aucune amende n’est prévue en l’absence d’entretien. Les conséquences sont ailleurs : un bailleur peut retenir le coût de l’entretien sur le dépôt de garantie, et l’assureur peut refuser d’indemniser après un accident. C’est l’argument que vos clients comprennent.
Pompes à chaleur : un autre rythme
Pour les systèmes thermodynamiques d’une puissance de 4 à 70 kW, le code de l’environnement (articles R224-44 et suivants) fixe un entretien au moins tous les deux ans, avec contrôle d’étanchéité du circuit frigorifique, hors équipements relevant du règlement européen 517/2014. Un système qui ne produit que l’eau chaude d’un seul logement en est exclu. L’attestation se remet, là aussi, dans les 15 jours.
Le ramonage obéit à un autre texte
Le décret du 20 juillet 2023 a posé des règles distinctes pour l’entretien des appareils à combustion et pour le ramonage. Pour un appareil individuel, les conduits sont ramonés au moins tous les douze mois, par une personne qualifiée, et des arrêtés locaux peuvent imposer plusieurs ramonages par an, dont un en période de chauffe. L’attestation suit dans les quinze jours ouvrés. Ne mélangez pas les deux papiers : le certificat de ramonage ne tient pas lieu d’attestation d’entretien de la chaudière, et inversement.
La panne d’hiver : urgence et second devis
Une chaudière en panne un soir de janvier est une réparation urgente au sens du code de la consommation quand le client la demande expressément : pas de droit de rétractation pour les pièces et les travaux strictement nécessaires à l’urgence (article L221-28, 8°). Remplacer la chaudière entière alors qu’une pièce suffisait peut dépasser cette limite. Si le diagnostic bascule de la réparation au remplacement, établissez un second devis avec ses mentions, plutôt qu’une ligne ajoutée sur le premier ; vous gardez ainsi la trace de ce que le client a demandé dans l’urgence et de ce qu’il a décidé ensuite.
Fluides frigorigènes : une attestation pour l’entreprise, une pour la personne
D’après le ministère de la Transition écologique, l’attestation de capacité est délivrée aux entreprises par un organisme agréé et vaut cinq ans, avec des audits sur site pendant cette durée. Pour le froid et la climatisation, les salariés qui manipulent les fluides doivent aussi détenir une attestation d’aptitude. L’article R543-78 du code de l’environnement impose au détenteur d’un équipement de faire appel à un opérateur titulaire de l’attestation de capacité pour toute intervention sur le circuit frigorifique, avec une exception pour la mise en service d’équipements hermétiques préchargés de moins de deux kilogrammes, limitée à un raccordement.
RGE et aides : le devis qui ne se fait pas renvoyer
Pour un équipement aidé (pompe à chaleur, par exemple), le devis porte la qualification RGE, la date de la visite préalable et les performances de l’équipement, et présente l’aide comme non acquise. Les règles changent d’un trimestre à l’autre ; cette page ne donne aucun montant. Tout est dans le guide MaPrimeRénov’ et CEE.
Contrats d’entretien : ce que vous faites aujourd’hui
Un contrat d’entretien signé avec un particulier se reconduit parfois tacitement, ce qui obéit à des règles propres : voir le guide sur la reconduction tacite. Claudiassist ne gère pas encore de contrats d’entretien, et il ne rappelle pas seul à vos clients que leur visite annuelle approche. Ce qu’il permet aujourd’hui, avec les outils existants :
- un dossier par client, où vous gardez le modèle de la chaudière, la photo de sa plaque signalétique prise depuis le mobile, vos notes et chaque devis ou facture ;
- une intervention planifiée dans l’agenda pour chaque visite, qui apparaît aussi dans votre agenda Google ou Outlook si vous l’avez connecté et que le créneau vous est assigné ;
- les factures d’entretien émises depuis le devis, et la relance des factures impayées si vous l’avez activée.
La date de la prochaine visite et le message au client restent à votre charge : une ligne dans l’agenda, ou une note au dossier, suffit.
Au quotidien dans Claudiassist
- Les demandes de panne arrivent dans une boîte unique triée par l’assistant, avec un brouillon de réponse que vous validez avant l’envoi. Vous réglez la priorité de la conversation et la rattachez au dossier du client.
- Le catalogue garde vos forfaits d’entretien (chaudière gaz, chaudière fioul, pompe à chaleur), le déplacement, l’heure de main-d’œuvre et les pièces courantes.
- Pour un remplacement, vous dictez ou vous écrivez ; l’assistant monte le brouillon avec les prix de votre catalogue, sans jamais en deviner un. La dictée demande l’offre Solo ou supérieure ; décrire le devis à l’écrit est possible dès Essentiel. Le client accepte en ligne, ou signe sur le téléphone si vous êtes chez lui.
- L’acompte peut se créer à l’acceptation si vous l’avez autorisé, puis le solde à la mise en service.
Un devis type de remplacement de chaudière
La TVA du chauffage
La fiche de service-public.fr place la fourniture et l’installation d’une chaudière fonctionnant aux énergies fossiles (fioul, gaz) à 20 % depuis le 1er mars 2025. Elle cite à 5,5 % certains équipements de chauffage et d’eau chaude utilisant une énergie renouvelable, sous critères, ainsi que la régulation, le calorifugeage et l’entretien des chaudières à très haute performance énergétique. Elle indique aussi que la part correspondant à de gros équipements fournis lors du remplacement d’un système de chauffage n’est pas soumise au taux réduit. Le reste suit la règle des travaux dans un logement de plus de deux ans (10 % avec certification du client). L’outil taux de TVA des travaux enchaîne les questions.
Ce qui reste à votre charge
- Les contrats d’entretien, leur reconduction et le rappel annuel au client : pas encore dans l’application.
- Le registre de vos attestations d’entretien et de ramonage : vous les classez dans le dossier du client ou ailleurs.
- Le gaz : le ministère indique qu’une installation nouvelle ou entièrement rénovée doit avoir une attestation de conformité visée par un organisme agréé avant la fourniture de gaz. Claudiassist ne gère pas cette démarche, et la page du ministère est ancienne : confirmez-la auprès de cet organisme.
- Les qualifications (RGE, attestation de capacité) et leurs échéances, que l’application ne surveille pas.
- Le bon d’intervention et la liste de pièces à commander, qui n’existent pas encore.