Un mois d’entreprise de nettoyage, côté papier
À six heures, les bureaux d’un cabinet d’architectes. En fin de matinée, le hall et l’escalier d’une copropriété. Le jeudi, une remise en propreté après travaux dans un appartement, avec la vitrerie. Le soir, deux maisons de particuliers dont vous avez la clé depuis des années. Rien de tout cela ne se facture de la même façon, et rien ne s’écrit avec les mêmes règles.
Le papier se perd à trois endroits : le devis de fin de chantier, rédigé tard et sans le détail des surfaces ; la facture du mois, reconstituée de mémoire pour chaque client récurrent ; et les justificatifs que l’on vous réclame, de la part d’un donneur d’ordre ou d’un client à domicile. Le métier réunit deux clientèles : l’entreprise ou le syndic, d’un côté, le particulier de l’autre.
Un client professionnel : le contrat qui revient chaque mois
Aucun texte lu ne liste les lignes d’un contrat de nettoyage de bureaux : ce sont des usages. Un bon contrat dit les locaux et leurs surfaces, les jours et les horaires de passage, ce qui est compris (sols, sanitaires, vitres, poubelles) et ce qui ne l’est pas, qui fournit les produits et le matériel, le préavis de résiliation et la manière de réviser le prix. Entre professionnels, aucune source lue n’impose le devis d’un contrat de nettoyage ; il reste ce qui tranche le périmètre en cas de désaccord, et le guide du devis de prestation de service en décrit les mentions.
Pour la facture du mois, l’article 289 du code général des impôts autorise une facture périodique qui regroupe plusieurs prestations distinctes rendues à un même client, lorsque la taxe devient exigible dans le même mois civil ; elle est établie au plus tard à la fin de ce mois. La façon de détailler chaque passage sur cette facture, faites-la valider par votre expert-comptable. Les mentions habituelles sont décrites dans le guide des mentions d’une facture de prestation.
Combien de temps le client peut-il payer ?
Entre professionnels, la fiche de service-public.fr rappelle que le délai est de 30 jours quand rien d’autre n’est convenu. Vous pouvez en prévoir un autre dans le contrat ou les conditions générales de vente : 45 jours fin de mois ou 60 jours après l’émission de la facture. L’article L441-10 du code de commerce interdit de dépasser 60 jours. Les pénalités de retard courent sans rappel, à un taux qui ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal, et s’y ajoute une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, due une seule fois sur chaque facture réglée en retard. Le délai de règlement, le taux des pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € figurent sur chaque facture (article L441-9 du code de commerce) ; leurs conditions d’application se lisent dans vos conditions générales. Le détail est dans le guide des délais de paiement, et l’outil de pénalités fait le calcul.
Vigilance : l’attestation que vos clients vous demandent
Selon la fiche de service-public.fr sur l’attestation de vigilance, tout contrat d’un montant égal ou supérieur à 5 000 € HT oblige le donneur d’ordre à se faire remettre cette attestation par son cocontractant. Le montant s’apprécie sur la prestation globale : un contrat annuel facturé chaque mois y entre dès que le total atteint le seuil. L’attestation est valable six mois, elle se renouvelle donc pendant toute la durée de la prestation.
Concrètement, votre syndic ou votre client d’entreprise vous la réclamera à la signature, puis tous les six mois tant que le contrat dure. Gardez-la à portée de main plutôt que dans le fond d’une boîte mail. La fiche explique comment l’obtenir ; Claudiassist ne la produit ni ne vous en rappelle l’échéance.
Le ménage chez un particulier : les services à la personne
L’article D7231-1 du code du travail range l’« entretien de la maison et travaux ménagers » parmi les activités de services à la personne soumises à déclaration facultative. Cette déclaration vous rattache au dispositif : le crédit d’impôt de votre client, égal à 50 % des dépenses selon impots.gouv.fr, et l’obligation de lui remettre une attestation fiscale annuelle avant le 31 mars de l’année suivante. La fiche de cette attestation date de 2020 et porte un bandeau précisant qu’elle ne concerne pas les micro-entrepreneurs : demandez-vous si elle vous incombe.
L’arrêté du 17 mars 2015 pose une règle de devis propre à ces prestations : un devis personnalisé et gratuit est dû dès que le prix atteint 100 € TTC sur le mois, et sur demande en dessous de ce seuil. Vous le conservez un an au moins. Il mentionne notamment la durée de validité, le numéro de déclaration, le lieu d’intervention, le nombre d’heures, le prix horaire ou forfaitaire, le taux de TVA et le montant total ou mensuel. La facture est remise avant le paiement.
Un devis signé chez le client est un contrat conclu hors établissement : quatorze jours de rétractation, et aucun paiement avant sept jours. L’exception citée par service-public.fr vise le contrat de services à la personne conclu avec un organisme agréé ; or le ménage relève de la déclaration. Ne présumez pas que l’exception vous couvre : n’encaissez rien avant le septième jour.
Changer de prestataire : le sort du personnel
Quand un marché change de main, la question du personnel se pose avant celle du prix. L’article 7 de la convention collective nationale des entreprises de propreté et services associés prévoit la continuité du contrat de travail des salariés attachés au marché concerné. Les conditions de cette reprise figurent dans le corps de l’article : avant de chiffrer un marché que vous reprenez, ou d’en perdre un, lisez-le et appuyez-vous sur votre convention et votre conseil.
Un mois de passages dans Claudiassist
- Le catalogue garde, avec leur prix et leur TVA, le forfait de passage bureaux, l’heure de main-d’œuvre, la remise en propreté après travaux, la vitrerie et les produits spéciaux. Chaque devis s’en sert comme point de départ.
- À l’arrêt, entre deux sites, vous dictez : « Prépare un devis pour la copropriété des Tilleuls, remise en propreté après travaux sur deux jours, et la vitrerie des parties communes ». Le brouillon sort avec les prix de votre catalogue ; une ligne absente du catalogue reste à 0 € tant que vous ne l’avez pas chiffrée, et rien n’est émis avant votre relecture. Dicter le devis suppose l’offre Solo ou une offre supérieure, le décrire à l’écrit est ouvert dès Essentiel.
- Les contrats d’entretien : chaque contrat garde le client, sa périodicité et, si vous l’avez convenu, le prix d’une visite. Vous êtes prévenu avant l’échéance ; « Proposer des créneaux » cherche des plages libres dans votre agenda, le client choisit la sienne par un lien sans compte, et la visite entre dans l’agenda. Utile pour une vitrerie trimestrielle.
- Le bon d’intervention d’une remise en propreté : jour et heures repris de l’agenda, description tapée ou dictée, photos du jour, signature du client ou « client absent ». Le bon n’affiche aucun prix et nécessite le réseau ; le bouton « Facturer » en tire la facture, avec les prix du catalogue.
- La messagerie trie les mails du syndic et des clients et prépare des brouillons de réponse, et aucun message n’est envoyé sans votre accord. Les relances de devis ou de factures impayées sont à activer vous-même : sans cela, aucune ne part.
- Les dépenses : le ticket du fournisseur de produits, photographié, devient une dépense ; la comptabilité de l’année se prépare pour votre expert-comptable.
- La facturation électronique : le raccordement à une plateforme agréée se fait depuis l’application, dès l’offre Essentiel. La réception est obligatoire pour toutes les entreprises depuis le 1er septembre 2026, l’émission pour les micro-entreprises et les PME au 1er septembre 2027, selon service-public.fr.
Les lignes types d’un devis de nettoyage
La TVA du nettoyage
Pour le ménage à domicile, la fiche de service-public.fr sur les services à la personne (vérifiée en mai 2026) classe l’entretien de la maison et les travaux ménagers au taux réduit de 10 %, sous conditions : activité de services à la personne exercée de manière exclusive, sauf dérogation, et prestation au domicile du particulier. Une entreprise qui nettoie aussi des bureaux ou des parties communes ne remplit pas forcément la condition d’exclusivité : faites-le confirmer par votre expert-comptable. La fiche porte aussi un bandeau qui écarte les micro-entrepreneurs. Elle ne dit rien du nettoyage de locaux pour un client professionnel ; nous n’affirmons donc aucun taux pour vos contrats de bureaux ou de copropriétés, ni le sort de la fin de chantier en sous-traitance du bâtiment, qui pose la question de l’autoliquidation.
Si vous êtes en franchise en base, selon service-public.fr les seuils des prestations de services sont de 37 500 € pour l’année précédente et 41 250 € pour l’année en cours, et vos devis et factures portent la mention de franchise. L’outil de seuil de franchise situe votre chiffre d’affaires.
Ce qui reste à votre charge
- La facture du mois ne s’émet pas seule : Claudiassist n’a pas de facturation récurrente automatique. Vous préparez la facture de chaque période, avec ses lignes, et vous la validez.
- L’attestation de vigilance est à demander, à conserver et à renouveler par vous tous les six mois ; l’application ne la produit pas et n’en suit pas l’échéance.
- L’attestation fiscale annuelle des services à la personne, la déclaration d’activité et le suivi de l’avantage fiscal de vos clients sont à votre charge.
- Le planning de vos équipes, les heures par site, les pointages et la paie de vos salariés n’existent pas dans Claudiassist. La reprise du personnel d’un marché relève de votre convention collective.
- Le taux de TVA de chaque ligne, et la façon de présenter une facture périodique, se valident avec votre expert-comptable.